Ben tre anni e mezzo fa, mi sono trovata di fronte a una situazione impossibile: la nostra associazione doveva sviluppare una strategia informatica, non aveva soldi, non aveva competenze interne e non aveva idea della direzione da prendere. Ero direttore generale, con il mio lavoro al 230% (compreso il mio carico di lavoro part-time) e responsabile di molti compiti a livello nazionale: Sito web, richieste dei media, analisi dei dati, revisione contabile, relazione annuale, assicurazione sociale, informatica, strategia e sviluppo organizzativo, protezione dei dati, prevenzione dei cyberattacchi, raccolta fondi, gestione dei contratti, gestione delle riunioni, verbali e traduzioni. In una riunione dei delegati è stato deciso di sviluppare una strategia informatica per l'intera associazione, ossia per l'organizzazione ombrello con i suoi 12 uffici regionali. 

Ben tre anni e mezzo fa, mi sono trovata di fronte a una situazione impossibile: la nostra associazione doveva sviluppare una strategia informatica, non aveva soldi, non aveva competenze interne e non aveva idea della direzione da prendere. Ero direttore generale, con il mio lavoro al 230% (compreso il mio carico di lavoro part-time) e responsabile di molti compiti a livello nazionale: Sito web, richieste dei media, analisi dei dati, revisione contabile, relazione annuale, assicurazione sociale, informatica, strategia e sviluppo organizzativo, protezione dei dati, prevenzione dei cyberattacchi, raccolta fondi, gestione dei contratti, gestione delle riunioni, verbali e traduzioni. In una riunione dei delegati è stato deciso di sviluppare una strategia informatica per l'intera associazione, ossia per l'organizzazione ombrello con i suoi 12 uffici regionali. 

Comme j'avais déjà fait de bonnes expériences avec le volontariat d'entreprise, j'ai tenté ma chance avec des volontaires. J'ai trouvé le premier via UBS Helpetica. J'ai pu engager un homme très compétent qui avait travaillé de nombreuses années à l'UBS et avait vu à peu près tous les services et tous les défis. Dernièrement, il avait mené des enquêtes sur la satisfaction des collaborateurs vis-à-vis de l'informatique. Deux autres volontaires se sont joints à nous par le biais d'Innovage, tous deux issus de l'administration. Ils connaissaient les exigences des services organisés au niveau fédéral. Et ce qu'est un bon marketing de projet. Et comme par un coup de chance, nous avons trouvé une informaticienne qui était prête à s'engager dans le comité et à apporter ses compétences stratégiques. 

C'était mon équipe de projet. Nous avons commencé par une enquête sur les besoins des bureaux régionaux. Ensemble, nous avons défini les points à relever, formulé les questions de la manière la plus compréhensible possible, traduit le tout et l'avons intégré dans un outil d'enquête. Le bénévole d'UBS Helpetica était dans son élément. L'évaluation était complexe et a nécessité de nombreuses heures d'intervention. Ensuite, la hiérarchisation du point de vue des experts. Une première série de consultations auprès des bureaux régionaux nous a montré que nous étions sur la bonne voie. Nous avons ensuite poursuivi avec la définition des mesures, y compris le calendrier et l'estimation des coûts. C'était un plaisir de travailler avec cette équipe ! À chaque réunion, tout le monde était à l'heure, motivé et plein de bonnes idées. L'informatique, qui m'avait auparavant causé des nuits blanches, est devenue mon projet préféré. 

Poiché avevo già avuto una buona esperienza con il volontariato aziendale, ho provato con i volontari. Il primo l'ho trovato tramite UBS Helpetica. Sono riuscita a coinvolgere un signore molto esperto che lavorava in UBS da molti anni e aveva visto praticamente tutti i reparti e vissute tutte le sfide. Più di recente, aveva condotto indagini sulla soddisfazione dei dipendenti nei confronti dell'informatica. Altri due volontari si sono uniti a noi tramite Innovage, entrambi con un background amministrativo. Avevano familiarità con le esigenze degli enti federali e di cosa sia il marketing di un buon progetto. Come per un colpo di fortuna, abbiamo trovato un'informatica disposta a entrare nel Consiglio di amministrazione e a contribuire con la sua esperienza strategica. 

Questo era il mio team nel progetto. Abbiamo iniziato con un'indagine sulle esigenze degli uffici regionali. Insieme abbiamo definito i punti da indagare, formulato le domande nel modo più chiaro possibile, tradotto tutto e inserito in uno strumento di indagine. Il volontario di UBS Helpetica era nel suo elemento. La valutazione è stata complessa e ha richiesto molte ore di lavoro; quindi, è seguita la definizione delle priorità dal punto di vista degli esperti. Un primo giro di consultazioni presso gli uffici regionali ci ha mostrato che eravamo sulla strada giusta. Abbiamo proseguito con la progettazione degli interventi, compreso il calendario e la stima dei costi. È stato un piacere lavorare con questo team! Tutti erano puntuali, motivati e avevano buone idee per ogni riunione. Il progetto informatico che prima mi faceva passare notti insonni ora è diventato il mio progetto preferito.